超簡単!googleドライブを使ったクラウド報告書の作り方

超簡単!googleドライブを使ったクラウド報告書の作り方

1.googleドライブの環境を用意しておきます。

1)今回は、報告者の個人アカウントと社内共有アカウントを使います。

  社内共有アカウントだけでもできます。(たぶん)

2)社内共有アカウントの「カイゼン報告書」フォルダを、社員で共有しておきます。


2.写真撮影しつつクラウドにアップロード

カイゼン報告書は写真を使うとあっというまにできます。
文章であれこれ報告事項を書いていると時間も掛かるし、伝わらないです。

1)iPhone (などのスマホやタブレット)で、 googleドライブ を開きます。

googleドライブアプリ起動(iPhone)




←ここ



右上のプラスマークをタップします。

写真フォルダが決まっていたら、そこに移動してからが良いですね。私の場合は、写真を使い終わったら消す予定なのでマイドライブ直下です。














2)「カメラを使用」をタップして、写真を撮ります。
追加…「カメラを使用」













←すでに撮影済の場合は、アップロードでOKです。









すぐに googleドライブにアップロードされます。

3) googleドキュメントで、社内共有フォルダを開き、「作成」→「文書」を選びます。
  今はワード風報告書を使っていますが、スプレッドシートも良いです。好みで選んでください。社内では統一した方が良いかも知れません。雛型を作っておき、コピーして使うと統一が図れて良いでしょう。

















4)写真を挿入します。「挿入→画像…」を選択します。

















5)写真を選択します。
  写真の保存先を「マイドライブ」直下にしておくと、階層を追ってフォルダを選ばなくて良いので楽です。

















6)写真のサイズを調整して、文章を打ち込んで、報告書の出来上がりです。
 ただでさえ面倒な報告書です。目指すのは気軽に簡単に報告ができる仕組みですから、あまり体裁や形式に拘らない方が精神衛生上も、継続性も良いです。
 ただし、報告日とタイトル(と、ファイル名)だけは少し拘った方が良いと思います。検索で探せるようにね。(とすれば氏名は必須ですね)



もうできあがりました。ほんと、慣れたらあっというまです。印刷が要らないので、その分の時間とコストが削減されます。紙に「印刷する」っていうのは、体裁を整えたり、何度も印刷したり、取りに言ったり、紙切れしたり、詰まったり・・・、結構手間がかかり気も遣いますので、それが無いだけでもメリット大です。

クラウド活用で中小企業のカイゼンを。
インプラス株式会社でした! ^^ implus.co.jp

(井上)

コメント

このブログの人気の投稿

グーグルグループのメーリングリストの返信先が個人になってしまう

Googleカレンダー埋め込みの詳細をメモる。

google ドライブが windowsのエクスプローラーで検索できない!?